Arbeit und Alltag, Familie und Freizeit – manchmal rotieren wir zwischen Job und Privatleben und wissen vor lauter Aufgaben nicht mehr, wie uns geschieht. Damit der Stress nicht das komplette Leben bestimmt, gibt es ein paar einfache Tricks, wie du mit Selbstmanagement eine bessere Work-Life-Balance schaffen kannst.

Die Definition von Selbstmanagement

Oft wird Selbstmanagement mit Zeitmanagement gleichgesetzt oder zumindest verglichen. Tatsächlich ist die effektive Einteilung der Zeit aber nur ein Teil des Selbstmanagements. Denn die Zeit läuft immer gleich schnell ab und lässt sich nicht aktiv ändern – du dich selbst aber schon! Denn es liegt ganz an dir und deinem Selbstmanagement, wie du die Arbeitszeit optimal nutzen kannst, wie du deinen Tagesablauf planst und wie du deinen Alltag organisierst.

Für dein Selbstmanagement gibt es vier wichtige Faktoren, die dir helfen, deine Arbeits- und Lebensweise zu optimieren und mehr aus dir herauszuholen:

1. Planung

Überlege dir bereits vorab, was du alles erledigen musst und schaffen willst. Nach dem Aufstehen kannst du dir einen Tagesplan machen, oder einen Plan für die ganze Woche. Selbst zum Erreichen größerer Lebensziele ist eine gute Planung der erste Schritt auf dem richtigen Weg.

2. Organisation

Eine gute Organisation bringt Struktur in deinen Tag. So kannst du Umwege umgehen und direkter ans Ziel kommen – das gilt auch für deine kognitiven Fähigkeiten. Denn strukturiertes Denken schärft deinen Fokus und du lässt dich nicht so leicht von Kleinigkeiten ablenken. Arbeite konzentriert und effektiv, dann kannst du dir auch eine kleine Pause gönnen, frei nach dem Motto: Erst die Arbeit, dann das Spiel.

3. Motivation

Du kannst bestimmt nicht abstreiten, dass dir Dinge, die dir Spaß machen, einfach leichter von der Hand gehen als Aufgaben, auf die so gar keine Lust hast. Leider ist es im Alltag aber so, dass diese unschönen Aufgaben ebenfalls erledigt werden müssen. Erledige sie also am besten gleich, dann hast du sie vom Tisch und sie können deine Motivation nicht mehr bremsen. Außerdem kann es motivierend sein, die negativen Dinge positiv aufzuladen. Statt „Ich muss das machen“ solltest du lieber „Ich will das machen“ denken. Positives Denken lässt deine kreative Energie besser fließen und bringt dich schneller zum Erfolg.

Eine Motivations-Methode kann auch sein, dir vorzustellen, wie stolz du auf dich sein wirst, wenn du deine Aufgaben erledigt und deine Ziele erreicht hast. Wie wirkungsvoll alleine diese Vorstellung ist, zeigt eine Studie der Marshall School of Business anhand von drei Testgruppen [1]. Jede Gruppe wurde in einen Raum geführt, in dem ein Schokokuchen bereitstand, den die Teilnehmer essen durften. Gruppe A wurde vorab ein schlechtes Gewissen wegen der vielen Kalorien eingeredet, Gruppe B sollte sich vorstellen, wie stolz die Teilnehmer auf sich selbst wären, wenn sie auf das Gebäck verzichteten und Gruppe C bekam keine Anweisung. Tatsächlich fiel es Gruppe B überhaupt nicht schwer, den Kuchen links liegen zu lassen, ganz im Gegensatz zu den anderen.

4. Ziele

Wenn du nur in den Tag hineinlebst, wirst du am Abend feststellen, dass du eigentlich wenig produktiv warst und viel Zeit vertrödelt hast. Dagegen ist am Wochenende oder im Urlaub nichts einzuwenden. Doch im Alltag bringt dich das nicht weiter. Klare eigene Ziele setzen ist deshalb eine wichtige Aufgabe des Selbstmanagements. Was willst du am Ende des Tages erreicht haben? Welche beruflichen oder privaten Ziele verfolgst du? In welchem Bereich willst du noch besser werden? Das Ziel vor Augen schärft deinen Fokus und pusht immer wieder deine Motivation, es zu erreichen. Du kannst deine Ziele dabei gerne hoch stecken, aber sie sollten realisierbar sein.

Im Grunde geht es beim Selbstmanagement darum, wie du dein eigenes Leben aus eigenen Kräften effizient und effektiv gestaltest, um deine Ziele zu erreichen. Eins der wichtigsten Ziele sollte bei allem Eifer eine gute Work-Life-Balance sein. Um deine Motivation zum Erreichen der Ziele zu steigern, kann die Wenn-Dann-Strategie eingesetzt werden. Die Psychologen Tanya Faude-Koivisto und Peter Gollwitzer fanden heraus, dass Menschen ihre Ziele schneller erreichen, wenn Sie sich bereits vorher eine Strategie für gewisse Situationen ausgedacht haben, beispielsweise: „Wenn das Handy klingelt, dann ignoriere ist es“ oder „wenn sich die Kollegen unterhalten, dann lasse ich mich nicht ablenken“ [2].

Motivationsforscher Gollwitzer stellte mit seinen Kollegen außerdem fest, dass man seine Ziele lieber für sich behalten sollte, statt sie mit anderen zu teilen [3]. Anhand von Testgruppen unter Psychologiestudenten zeigte sich, dass diejenigen fleißiger an der Umsetzung ihrer Ziele arbeiteten, die sie für sich behielten. Diejenigen, die vorher zu ihren Zielen befragt wurden, schienen weniger motiviert bei der Umsetzung zu sein.

Take-Home-Message #1: Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung sind die wichtigsten vier Punkte im Selbstmanagement.

Selbstorganisation

Selbstmanagement-Methoden

Ähnlich wie beim Zeitmanagement werden auch beim Selbstmanagement einige Methoden angewandt, die eine bessere Struktur in den Arbeitsalltag bringen und die Prioritäten von hoch bis niedrig setzen. Neben der SMART-Methode, dem Eisenhower-Prinzip und der ALPEN-Methode, die in erster Linie für ein besseres Zeitmanagement eingesetzt werden, ist die GTD-Methode eine effektive Selbstmanagement-Technik, die von Führungskräften verwendet wird.

Die GTD-Methode wurde vom US-Amerikaner David Allen erfunden. GTD steht dabei für „getting things done“. Heißt: Die Dinge erledigen oder geregelt kriegen. Die Methode beschreibt 5 Schritte:

Erfassen: Mach dir eine To-Do-Liste, auf der du alles aufschreibst, was dir im Kopf herumschwirrt, was unbedingt erledigt werden muss. Hast du alles strukturiert aufgeschrieben, kannst du jederzeit nachsehen und die Checkliste abhaken. Damit machst du deinen Kopf frei für neue Dinge.

Durcharbeiten: Teile deine To-Do-Liste in zwei Bereiche auf: 

1. Aufgaben, die erforderlich sind. Diese kannst du

  • sofort ausführen
  • delegieren
  • auf später verschieben

2. Aufgaben, die keine Handlung erfordern. Diese kannst du

  • direkt von der Liste streichen und wieder vergessen
  • als Referenzmaterial archivieren
  • vielleicht irgendwann erledigen

Organisieren: Dazu unterteilst du die Aufgaben entsprechend in Kategorien

  • Nächste Schritte: Einteilen der Aufgaben in Kontextlisten
  • Projekte: Aufgaben, die mehr als nur einen Handlungsschritt benötigen
  • Ausstehend: Aufgaben, die du delegiert hast
  • Vielleicht/Irgendwann: Ideen für künftige Projekte
  • Terminkalender: Meetings, Konferenzen, Reisen
  • Referenzmaterial: Archiv für Begleitmaterial für die laufenden Projekte

Kontrolle: Ein regelmäßiger Blick in den Terminkalender und auf die erstellten Kontextlisten gibt dir immer einen geordneten Überblick über sämtliche To-Dos. Dinge, die bereits erledigt sind, werden aus dem System genommen.

Erledigen: Nach dem Organisieren folgt das Erledigen der Aufgaben, das nun strukturiert ablaufen kann.

Übungen für ein besseres Selbstmanagement

Um dein Leben besser zu managen, solltest du nach deiner Zielsetzung dein Verhalten ändern, um diese Ziele zu erreichen – kurz- oder langfristig. Manchmal reicht schon ein klein bisschen mehr Disziplin, eine bessere Zeitplanung oder einfach auch mal Nein sagen, um eine Leistungssteigerung zu erfahren. Hier sind ein paar Tipps und Übungen, die dir für ein optimales Selbstmanagement helfen:

Prioritäten setzen: Die absolut wichtigste Disziplin im Selbstmanagement ist das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Entscheidungen treffen: Manchmal fällt es schwer, eine Entscheidung zu treffen. Doch auch das kannst du üben! Statt lange abzuwägen, verlasse dich auf dein Bauchgefühl oder deine intuitiv erste Entscheidung. Ist sie getroffen, stehe dazu, auch wenn sie Konsequenzen hat. Um ein Gefühl für deine Intuition zu bekommen, kannst du erst einmal klein anfangen: Entscheide dich schnell auf der Speisekarte, bei der Freizeitgestaltung, beim Einkaufen usw. Nach und nach lernst du dir selbst zu vertrauen und bist auch bei größeren Projekten entscheidungsfreudiger. 

Fehler eingestehen: Jeder macht mal einen Fehler. Für ein gutes Selbstmanagement solltest du diese Tatsache akzeptieren und selbst die Verantwortung für einen Faux pas übernehmen, statt ihn auf andere zu schieben. Denn aus Fehlern kann man lernen und anschließend gestärkt nach vorne blicken

Stärken und Schwächen erkennen: Selbsterkenntnis ist der erste Weg zur Besserung, lautet ein sehr wahres Sprichwort. Also hinterfrage dich einmal selbst und sei dabei ganz ehrlich mit dir: Was kannst du besonders gut? Und was liegt dir nicht so? Durch Selbstbeobachtung findest du heraus, wann du besonders konzentriert und produktiv bist und wann du dir eher selbst im Weg stehst. Wenn du deine Stärken kennst, kannst du sie effizient einsetzen, um bessere Leistung zu bringen. Sogar deine Schwächen kannst du zu Stärken machen, wenn du sie geschickt einsetzt oder durch Stärken ausgleichst.

Geduld üben: Manchmal kannst du dich noch so sehr anstrengen, trotzdem scheinst du deinem Ziel nicht näher gekommen zu sein. Doch manchmal braucht es eben etwas Ausdauer. Wenn du merkst, dass du deine Ziele nicht so erreicht hast, wie du dir das vorgestellt hast, waren sie vielleicht nicht realistisch gesetzt. Auf jeden Fall heißt es: dranbleiben!

Fortbilden: Man lernt nie aus, und alles neu Dazugelernte macht uns erfolgreicher. Deshalb erweitere deine Fähigkeiten, vielleicht eröffnen sich dadurch völlig neue Türen und Ideen, an die du bisher noch gar nicht gedacht hast. 

Take-Home-Message #2: Selbstmanagement kannst du üben. Setze Prioritäten, erkenne deine Stärken und Schwächen, triff Entscheidungen und gibt nicht gleich auf, wenn du deine Ziele nicht sofort erreichst.

Selbstmanagement und Gesundheit: Alltag für Biohacker

Im Grunde betreibst du als Biohacker bereits jeden Tag Selbstmanagement, wenn es um deine Gesundheit und mentale Power geht. Du managst deine Ernährung, stellst dir einen Trainingsplan auf und versuchst damit immer das Beste aus dir herauszuholen. Dein Selbstmanagement-Ziel lautet: Selbstoptimierung. Mit diesem Ziel von deinem persönlichen Leistungs-Hoch startest du motiviert in den Tag und kannst die nötige Disziplin aufbringen, deine Leistung zu steigern.

Durch dieses Selbstmanagement übernimmst du die Verantwortung für deinen Körper und triffst Entscheidungen, was ihm guttut und was ihn in seiner Entwicklung einschränkt. Du gibst ihm über die Nahrung die Nährstoffe, die er braucht. Was ihm fehlt, fügst du ihm über Supplements zu, um noch mehr Energie und kognitive Leistung herauszuholen (z.B. RAPID, FOCUS). Du behältst die Kontrolle über deine Leistungsfähigkeit und entwickelst eine Strategie, die dich zum Erfolg bringt. Genau das kannst du auf sämtliche Lebensbereiche übertragen.

Studien

[1] https://msbfile03.usc.edu/digitalmeasures/macinnis/intellcont/jcp_article-1.pdf
[2] https://kops.uni-konstanz.de/bitstream/handle/123456789/17196/Faude-Koivisto_171968.pdf?sequence=2
[3] http://www.psych.nyu.edu/gollwitzer/09_Gollwitzer_Sheeran_Seifert_Michalski_When_Intentions_.pdf