Ob du eine Firma leitest, dich in einem Angestelltenverhältnis befindest oder Student bist - das richtige Zeitmanagement ist bei allen Aufgaben, die zu erledigen sind, das A und O. Doch was kannst du tun, um deine Produktivität zu erhöhen? Im Folgenden geben wir dir acht Tipps, die dir helfen, produktiver zu arbeiten.

So funktioniert gutes Zeitmanagement

Der durchschnittliche Firmenchef arbeitet 300 Tage im Jahr und 14 Stunden am Tag. Das klingt nach einer ganzen Menge Zeit und ist für die meisten trotzdem noch nicht ausreichend. Hier ist gutes Zeitmanagement gefragt, denn Studien beweisen, dass ganze 70% der Arbeitszeit falsch genutzt oder sogar völlig verschwendet werden. Etwa durch E-Mails oder überflüssige Meetings. Deshalb zeigen wir dir jetzt wie gutes Zeitmanagement funktioniert und wie du noch produktiver wirst:

1. Lerne "Nein" zu sagen

"Nein" sagen, fällt den meisten sehr schwer. Je mehr ein Unternehmen, eine Gruppe oder Oragnisation wächst, desto mehr Anfragen und Bitten werden jedoch auf dich zukommen. Seien es Einladungen zu Meetings oder einfach nur ein kleiner Gefallen für einen Kollegen. Doch statt alles anzunehmen und dir zu viel aufzuhalsen, solltest du ehrlich zu dir selbst sein und dich fragen, ob diese Anfragen wirklich in deinen Zeitplan passen. Falls nein, erkläre es dem Kunden oder Kollegen auf freundliche Art und Weise. Er wird es verstehen.

2. Der richtige Umgang mit E-Mails

Viele E-Mails und Nachrichten erreichen dich den ganzen Tag über und können dich schnell aus einer konzentrierten Phase reißen. Deshalb ist es gut, eine Strategie zu haben, wie E-Mails sinnvoll abgearbeitet werden. Nicht zu empfehlen, ist es auf jede E-Mail sofort zu reagieren. Effizienter ist es, beispielsweise zwei oder drei Mal am Tag E-Mails gezielt abzurufen und sich dann die Zeit zum Antworten oder Bearbeiten der E-Mails zu nehmen. Viele CEO's bearbeiten ihre E-Mails z.B. jeden Morgen und jeden Abend und nehmen sich 60 Minuten dafür Zeit. Eine andere Methode ist, seine E-Mails aufzuteilen, in E-Mails, die man in weniger als einer Minute beantworten kann, und in E-Mails, für die die Antwortzeit länger dauert. Erste beantwortest du sofort, letzte verschiebst du auf ein Zeitfenster, das dir besser passt. Ähnlich händelt es auch David Brier, CEO bei DBD International, doch rät er weiterhin dazu, E-Mails die nach einer selbstdefinierten Zeit nicht bearbeitet wurden, zu löschen, damit das Postfach eines Tages nicht zu platzen droht. Auch E-Mail Tools wie Boomerang für GMail helfen dir, deine E-Mails zu strukturieren.

3. Teile deine Energie gut ein

Was für einen Tagesrythmus hast du? Bist du eher in den Morgenstunden am effektivsten oder abends? Teile dir deine Zeit je nach dem gut ein. Lege Termine gezielt so, dass du während dieser Zeit konzentriert bist. Dies ist bei jedem individuell anders, daher finde für dich heraus, wann deine Energiereserven voll und wann leer sind. Zum Auffüllen empfehlen sich Pausen, frische Luft, Bewegung oder ein Kaffee. Dies wird dir helfen deinen Fokus auch den Rest des Tages zu halten.

4. Schreibe einen Leitfaden

Gerade Start-Ups dokumentieren nicht oder nicht im Detail, was die Grundsteine ihrer Arbeit sind. Dabei solltest du alles, was du öfter als drei Mal tust, aufschreiben und dokumentieren. So können Arbeiten leichter übertragen werden und du sparst viel Zeit, um nach wichtigen Fakten zu suchen.

Tipps für Produktivität

5. Meetings: Weniger ist mehr

Gerade Start-Ups tendieren dazu viele Meetings einzuberufen. Zu viele, denn die meisten davon sind überflüssig. Ein Meeting sollte nur dann einberufen werden, wenn wirklich eine Entscheidung diskutiert und getroffen werden muss. Zudem sollte für jedes Meeting eine Agenda aufgestellt werden.

6. Arbeiten in Sessions

Hast du verschiedene Aufgaben am Tag zu erledigen, macht es Sinn, deinen Arbeitstag in einzelne Sessions oder Blöcke einzuteilen. Diese können aus 60 bis 120 Minuten bestehen und danach sollte eine kurze Pause eingelegt werde. Versuche dich in dieser Zeit auf eine Sache zu konzentrieren und lass dich nicht ablenken. So erreichst du Etappe für Etappe dein Ziel (vgl. auch Pomodoro Methode).

7. Prioritäten setzen

Setze Prioritäten bei deiner Arbeit. Was ist wichtig und muss sofort erledigt werden und was ist unwichtig und kann auf später verschoben werden? Mach dir dazu eine Checkliste und bearbeite deine To-Do's ganz nach Priorität.

8. Gesunde Ernährung

Um produktiv zu arbeiten, ist vor allem auch eine gesunde und ausgewogene Ernährung wichtig. Dein Gehirn braucht wichtige Nährstoffe und Vitamine, um Höchstleistunge zu vollbringen. Doch gerade im Berufsalltag ist es nicht immer einfach, auf eine gesunde Ernährung zu achten. Wer das nicht schafft, kann auf Nahrungsergänzungsmittel wie BRAINEFFECT zurückgreifen. FOCUS enthält Vitamin B5 für mentale Wachheit und B12, was zu einer normalen Funktion des Nervensystems beiträgt.

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Episode 07 | Wachstum entsteht nur außerhalb deiner Comfort Zone

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